Slaharwotan, Krajan.id – Digitalisasi telah menjadi bagian tak terpisahkan dari kehidupan sehari-hari, mencakup hampir seluruh aspek, termasuk administrasi pemerintahan desa. Teknologi informasi memainkan peran krusial dalam pengelolaan data dan arsip penting untuk meningkatkan efisiensi administrasi dan menjaga keamanan data, sistem pengelolaan arsip yang baik sangat diperlukan.
Menyadari urgensi ini, mahasiswa Kuliah Kerja Nyata – Belajar Bersama Komunitas (KKN BBK) 5 Universitas Airlangga (Unair) melaksanakan program digitalisasi arsip di Desa Slaharwotan, Kecamatan Ngimbang, Lamongan.
Program ini berfokus pada edukasi dan integrasi ekosistem arsip digital untuk membantu perangkat desa dalam mengelola data kependudukan, surat keluar-masuk, serta inventarisasi aset desa. Kepala Desa Slaharwotan, Tri Agus Susanto, S.H., mengapresiasi inisiatif ini dan menilai bahwa digitalisasi arsip menjadi solusi efektif dalam mempermudah administrasi.
“Selama ini, kami mengalami kesulitan dalam mengelola data penduduk. Ketika ada warga yang meninggal dunia, sering kali kami bingung dalam memperbarui data mereka,” ujar Tri Agus Susanto.
Proses digitalisasi diawali dengan pengumpulan data kependudukan dari berbagai sumber, seperti kegiatan posyandu dan laporan administrasi desa. Data yang terkumpul kemudian melalui tahap pembersihan untuk menghapus informasi yang tidak relevan.
Setelah itu, data diklasifikasikan berdasarkan kategori usia, status pernikahan, hingga status kematian. Semua informasi ini dikelola menggunakan spreadsheet agar dapat diperbarui secara real-time dan divisualisasikan dengan lebih rapi.
“Sebelumnya, data penduduk di balai desa masih berbentuk dokumen fisik, seperti Kartu Keluarga, surat keterangan, dan SKCK. Jika dokumen tersebut hilang atau terselip, kami kesulitan menemukannya,” ungkap salah satu perangkat desa.
Baca Juga: Kampung Kopi Luwak: Melestarikan Tradisi, Mengharumkan Nama Hingga Mancanegara
Dengan adanya sistem digitalisasi yang lebih sederhana dan terstruktur, perangkat desa kini dapat mengakses dan memperbarui data kependudukan dengan lebih mudah dan cepat.
Selain digitalisasi arsip kependudukan, program ini juga mencakup modernisasi sistem korespondensi di Desa Slaharwotan. Kini, warga dapat mengajukan surat melalui formulir digital yang langsung terhubung ke perangkat desa.
Seluruh dokumen surat keluar-masuk kemudian diarsipkan dalam sistem berbasis Google Drive, sehingga lebih mudah diakses kapan saja, terutama untuk keperluan audit dan administrasi lainnya.
Tak hanya itu, mahasiswa KKN BBK Unair juga memberikan pelatihan terkait keamanan data dan ancaman cybercrime kepada perangkat desa. Edukasi ini bertujuan untuk meningkatkan kesadaran akan pentingnya melindungi informasi pribadi serta menghindari potensi serangan siber.
“Kami tidak hanya membantu perangkat desa dalam mengelola arsip, tetapi juga membekali mereka dengan pemahaman mengenai keamanan data agar terhindar dari ancaman digital,” ujar salah satu mahasiswa KKN BBK.
Baca Juga: FPCI USU Gandeng Konsulat Kehormatan Timor Leste untuk Edukasi Hubungan Internasional
Dengan adanya digitalisasi arsip dan integrasi teknologi informasi, Desa Slaharwotan kini lebih siap menghadapi era digital. Program ini tidak hanya meningkatkan efisiensi administrasi desa, tetapi juga membangun kesadaran masyarakat tentang pentingnya keamanan digital dan pemanfaatan teknologi secara bijak.
Ke depannya, inovasi ini diharapkan dapat menjadi inspirasi bagi desa-desa lain dalam mengoptimalkan teknologi untuk kemajuan administrasi pemerintahan.
Simak berita terbaru kami langsung di ponselmu. Pilih saluran andalanmu akses berita Krajan.id WhatsApp Channel: https://whatsapp.com/channel/0029VaAD5sdDOQIbeQkBct03 Pastikan kamu sudah install aplikasi WhatsApp ya.
