Krajan.id – Arsip merupakan rekaman penting yang mencatat berbagai kegiatan dan peristiwa yang terjadi dalam suatu lembaga atau organisasi. Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip memiliki peranan krusial dalam mendukung pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Arsip dibagi menjadi arsip dinamis dan statis, dengan arsip dinamis sendiri terbagi menjadi arsip aktif dan inaktif.
Desa Sumberejo, Kecamatan Mondokan, Sragen, sebagai wilayah administratif, memiliki banyak arsip yang mencakup dokumen administratif, laporan kegiatan, dan catatan penting lainnya. Arsip-arsip ini sangat penting bagi kelancaran penyelenggaraan pemerintahan desa dan perlu dikelola dengan baik untuk memudahkan penemuan kembali serta menjaga bentuk fisiknya.
Mahasiswa Tim II KKN Undip 2024, yang dipimpin oleh Gitara Vitra Maharani dari jurusan Sejarah, melaksanakan program kerja berupa penataan arsip di Kantor Desa Sumberejo, (25/7/2024). Kegiatan ini bertujuan untuk merawat masa lalu demi masa depan, dengan penataan arsip yang baik dan benar guna menjaga siklus arsip.
“Penataan arsip sangat penting bagi kelancaran pelaksanaan tugas organisasi. Arsip yang tidak dikelola dengan baik dapat menghambat proses pengambilan keputusan, administrasi, dan kegiatan lainnya yang harus segera diselesaikan,” ujar Gitara Maharani.
Proses penataan arsip dimulai dengan inventarisasi dokumen yang ada, dilanjutkan dengan penyusunan kategori berdasarkan jenis dan tingkat kepentingan dokumen. Dokumen administratif seperti surat keputusan, peraturan desa, dan laporan tahunan dikelompokkan dan dipindahkan ke lemari penyimpanan arsip yang aman.
“Arsip yang tidak ditata dengan baik akan menyulitkan pencarian dan dapat menyebabkan kehilangan atau kerusakan dokumen, yang pada akhirnya akan mengganggu fungsi administrasi,” tambah Gitara Maharani.
Penataan arsip yang dilakukan oleh mahasiswa KKN Undip ini diharapkan dapat menjadi contoh bagi desa-desa lain dalam mengelola arsip mereka. Arsip yang terorganisir dengan baik tidak hanya memudahkan dalam pencarian, tetapi juga memastikan keamanan dan keutuhan dokumen-dokumen penting.
Baca Juga: Popok Bekas Jadi Pupuk: Inovasi Mahasiswa KKN UNDIP Atasi Masalah Lingkungan
Dengan adanya sistem penataan arsip yang baik, Desa Sumberejo dapat menjalankan fungsi administrasinya dengan lebih efektif dan efisien. Kegiatan ini juga memberikan pengalaman berharga bagi mahasiswa KKN Undip dalam memahami pentingnya pengelolaan arsip bagi keberlangsungan sebuah organisasi atau lembaga.
Simak berita terbaru kami langsung di ponselmu. Pilih saluran andalanmu akses berita Krajan.id WhatsApp Channel: https://whatsapp.com/channel/0029VaAD5sdDOQIbeQkBct03 Pastikan kamu sudah install aplikasi WhatsApp ya.
